Viranomaisyhteistyö ja suunnitteluratkaisun alustava hyväksyminen

Hanketta on aikataulusyistä tarkoituksenmukaista viedä eteenpäin samanaikaisesti lupaprosessin kanssa ja siksi hankintasopimukset tulisi voida solmia poikkeuksellisesti jo ennen rakennusluvan vahvistumista. Tämä edellyttää kuitenkin aktiivista yhteydenpitoa kunnan rakennusvalvonnan kanssa hyväksyttävän suunnitteluratkaisun varmistamiseksi. Alustavalla hyväksynnällä varmistetaan suunnitteluratkaisun ja hankittavan talotoimituksen riittävä laatutaso, soveltuvuus rakennuspaikalle ja ympäristöönsä sekä mahdollisten poikkeamien luvanvaraisuus. Alustava hyväksyntä hankittavalle toimituskokonaisuudelle ja suunnitteluratkaisulle mahdollistaa tällöin hankintasopimusten laatimisen ja toteutussuunnitteluprosessin eteenpäinviemisen samanaikaisesti lupaprosessin kanssa.

Toimitussopimukset

Valituista ratkaisuista ja toimituskokonaisuuksista laaditaan hankinta- ja toimitussopimukset. Sopimusten perustana ovat toisaalta hankkeelle laaditut rakennussuunnitelmat, rakennusselostus, hankesuunnitelma ja suunnitteluohje sekä toisaalta eri toimituskokonaisuuksia koskevat toimitusehdot ja toimitusajat. Sopimuskohtaiset toimitusehdot ohjaavat erityisesti hankintojen aikatauluttamista osana rakentamisvaihetta.

Sopimukset talotoimitus- tai materiaalitoimituskokonaisuuksista tulisi aina laatia ehdollisina. Tällä varmistetaan, että sopimus on rakennushankkeeseen ryhtyvän taholta mahdollista purkaa ilman seuraamuksia, mikäli suunnitelmien mukaiselle rakennukselle, joihin sopimuksissa viitataan, ei voida myöntää rakennuslupaa. Edellytyksenä kuitenkin tällöin on, että sopimuksen alaisesta toimituskokonaisuudesta ei ole hyväksytty tilausvahvistusta ja mahdollisen tuoteosan valmistusta ei ole aloitettu. Yksityiskohtaiset toimitus- ja peruutusehdot määräytyvät lopullisesti kuitenkin toimittajakohtaisten sopimus- ja toimitusehtojen perusteella.

Valitusta toteutusmuodosta riippuen hankintasopimukset voivat kattaa joko koko toimituksen urakoituna (avaimet käteen toimitus), hankkeen eri osien toimittamisen ja asentamisen (runkotoimitus) tai vaihtoehtoisesti materiaali- ja tarviketoimitukset tilaajan suunnitelmien mukaisesti. Toimitussisällöistä riippuen eri sopimuksissa on suositeltavaa selvittää myös mahdollisten eri vakuusmenettelyiden tarve taloudellisten riskien välttämiseksi. Lisäksi toimitustapauksissa, joissa toimittaja edellyttää etumaksua tai varausmaksua, tälle maksulle tilaajalla on oikeus pyytää toimittajalta vakuus.

Pientalorakentamisessa urakoitsijan ja vastavuoroisesti myös tilaajan rakennusaikaisten vakuuksien käyttö on harvinaista. Kuitenkin, mikäli urakkasummat ovat suuria ja sisältävät paljon työpalvelua sekä rakentamisen aikataulu on kireä, mahdollisia rakennusaikaisia vakuuksia on syytä yhteisesti harkita.

Eri toimituksiin voi sisältyä asennuksen lisäksi myös suunnittelua. Näissä tapauksissa sopimusten laatimisessa tärkeätä on sopia yhteisistä hankesuunnitelmaan kirjatuista menettelytavoista, joilla varmistetaan pääsuunnittelijan mahdollisuudet ohjata ja valvoa suunnittelua sekä varmistaa suunnitteluohjeeseen kirjattujen tavoitteiden ja eri menettelytapojen toteutuminen. Tärkeätä on sopia suunnittelua sisältävissä sopimuksissa suunnittelukokousten järjestämisestä (tapa ja määrä), millä varmistetaan pääsuunnittelijan vaikutus- ja ohjausmahdollisuudet suunnittelun aikana.

Sopimuksissa on myös tärkeätä sopia rakennustyön aikaisten menettelytapojen ja käytänteiden noudattamisesta. Näitä ovat yhteisesti sovittavat työmaakokoukset, vastuu rakentamisen tuotannonsuunnittelusta ja tehtäväsuunnitelmien laatimisesta ja mahdollisten mallisuoritusten tekemisestä tärkeiden työvaiheiden osalta sekä eri työsuoritusten valvonta, katselmukset, tarkastus ja käyttöönoton varmistaminen.

Toteutusmuodoissa, jossa suuri osa hankkeen toteutuksesta (suunnittelu ja rakennustyö) tuotetaan talotehtaan tai urakoitsijan hankkimina ulkopuolisina palveluina, hankkeeseen ryhtyvän tulee yhdessä pääsuunnittelijan kanssa varmistaa, että kaikki hankesuunnitelmaan kirjatut laadulliset tavoitteet ja menettelytapaohjeet tulevat huomioiduksi toteutuksen eri vaiheissa ja koskien kaikkia eri osapuolia.

Rakennushankkeeseen ryhtyvän on lisäksi huolehdittava ja kirjattava kaikkiin yhteistyö- ja hankintasopimuksiin, että kaikki rakennushankkeeseen osallistuvat tavaran- ja järjestelmätoimittajat, suunnittelijat ja urakoitsijat noudattavat voimassa olevaa tuotehyväksyntälainsäädäntöä yhteisesti sovitun menettelytapaohjeistuksen mukaisesti. Eri sopimusosapuolten tulee lisäksi toimittaa tuotteistaan tarvittavat hoito-, huolto- ja kunnossapito-ohjeet sekä tuotehyväksyntädokumentit yhteisesti sovitulla tavalla ja yhteisesti sovittuun paikkaan.

Yhteistyösopimuksiin tulee kirjata hankesuunnitelman mukaisesti myös vaatimukset siitä, että koskien erityisesti eri laite- ja järjestelmätoimituksia käyttöönottovaiheessa kaikki asennukset on testattu, säädetty toimimaan optimaalisesti yhteen muiden laitteiden ja järjestelmien kanssa. Sopimuksiin tulee kirjata myös vaatimus siitä, että rakennushankkeeseen ryhtyvälle tulee antaa ennen osaurakan luovutusta ja järjestelmän käyttöön ottoa riittävä käytön opastus. Jotta tavoite hankittavan työsuorituksen tai osa-kokonaisuuden laadusta, käyttöönoton varmistamisesta ja käyttöön oton opastuksesta voisi toteutua, kaikkia osatoimituksia koskien sopimuksiin tulee vaatia suoritusten kokonaisvastuusta vastaavat nimetyt henkilöt.

Sopimuksien tulee varmistaa:

Toteutussuunnittelu

  • suunnittelulle asetettujen laadullisten tavoitteiden noudattaminen suunnitteluohjeeseen kirjattujen tavoitteiden mukaisesti,
  • toimituskokonaisuudesta ja hankeorganisaatiosta riippuen pääsuunnittelijan mahdollisuudet vastata suunnittelun laadunohjauksesta ja suunnitelmien yhteensopivuudesta – suunnittelun ohjaaminen, suunnittelukokousten järjestäminen sekä osallistumisvelvollisuus koskien eri suunnittelijoita ja toimijoita,
  • sitoutuminen kosteudenhallintasuunnitelmaan kirjattuihin tavoitteisiin ja menettelytapaan toteutussuunnittelussa,
  • sitoutuminen energiatehokkuudelle asetettujen tavoitteisiin ja energiatehokkuuden huomioimiseen toteutussuunnittelussa,
  • turvallisuusasiakirjan sekä eri turvallisuusnäkökohtien huomioiminen hankkeen eri vaiheissa
  • sitoutuminen työselostusten ja turvallisuuteen liittyvien ohjeistusten laatimiseen osana toteutussuunnittelua
  • tiedon tuottaminen oman suunnittelutoimeksiannon osalta rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeeseen sekä
  • niin sovittaessa erityissuunnittelijoiden osallistuminen asiantuntijana oman suunnittelualan rakentamisen aikaisiin katselmuksiin sekä eri työvaiheiden vastaanottotarkastuksiin.

 Rakentaminen

  • päätoteuttajan nimeäminen hankkeessa
  • sopimuksen sisällöstä ja laajuudesta riippuen rakentamisen aikaisen työn organisoiminen, suunnittelu ja johtaminen, osallistuminen työmaakokoksiin tai sopimuksesta riippuen niiden järjestäminen,
  • urakan tai työkokonaisuuden vastuuhenkilöiden sekä luovutuksesta vastaavan nimeäminen
  • sitoutuminen yhteisiin laatutavoitteisiin ja laadunvarmistusmenettelyyn
  • urakoitsijan tai työsuorituksesta vastaavan osallistumisvelvoite työvaiheen aloituspalavereihin sekä tehtäväsuunnitelmien laatiminen ja mallisuoritusten tekeminen niin vaadittaessa työn laadun varmistamiseksi,
  • sitoutuminen työmaan kosteudenhallintaan liittyvään menettelytapaohjeistukseen,
  • työturvallisuuden varmistamiseen liittyvät toimet (perehdyttäminen, valvonta ja tarkastukset) sekä vastuulliset henkilöt tehtävittäin
  • takuuajan yksityiskohdat ja vastuut sekä
  • tuotehyväksyntälainsäädäntöön liittyvät varmistavat toimenpiteet.