Alustava hankintasuunnitelma

Alustavassa hankintasuunnitelmassa määritetään hankevaiheittain toteuttamisen edellyttämät kaikki hankintakokonaisuudet ja -erät. Toteutusmuodosta ja eri toimituskokonaisuuksien toimitussisällöistä riippuen rakennushankkeen edellyttämät hankinnat voivat laajuudeltaan vaihdella merkittävästi. Osa hankintaeristä voi sisältyä eri toimijoiden (talotehtaat, rakennusurakoitsijat) kanssa tehtyihin toimitussopimuksiin, kun taas yksilöllisesti toteutettavissa useisiin pienempiin työkokonaisuuksiin pilkotussa hankemallissa suuri osa hankintojen toteuttamisvastuusta kohdistuu rakennushankkeeseen ryhtyvän vastuulle. Rakennushankkeeseen ryhtyvän näkökulmasta jokainen rakennushankkeen aikana tarvittava työpanos, materiaalitoimitus tai työsuoritus laajuudesta riippumatta on kuitenkin aina hankintaerä, joita kaikkia koskevat samat tavoitteet ja periaatteet.

Hankintojen suunnittelun ja onnistuneen toteuttamisen merkitys on kaikissa toteutusmuodoissa suuri. Osa hankinnoista on tehtävä jo ennen varsinaisen rakentamisen alkamista, jotta rakentamisen aloitus ei viivästy. Erityisesti toteutusmuodoissa, joissa iso osa kokonaistoimituksesta perustuu talotehtaan toimitussisältöön ja mahdolliseen elementtiratkaisuun, toimituspyyntö on tehtävä toimitusaika huomioiden merkittävästi ennen rakentamisen aloitusta. Eri toimituskokonaisuuksien toimitusehdoilla ja toimitusajoilla on siten erittäin suuri merkitys koko hankkeen aikataulusuunnittelussa.

Hankinnat edellyttävät aina suunnittelua ja valmistelevia tehtäviä, jotka on huomioitava aikataulusuunnittelussa. Lisäksi kaikkiin hankintoihin sisältyy hankintaerien sisällöistä tai laajuudesta riippumatta aina yksilölisiä toimitusehtoja ja toimitusaikaehtoja, jotka kaikki osaltaan ohjaavat hankintojen toteuttamista ja aikatauluttamista. Siksi kaikki hankinnat on suunniteltava ja aikataulutettava.  Alustava hankintasuunnitelma laaditaan yhdessä pääsuunnittelijan ja vastaavan työnjohtajan kanssa.

Eri toimitussisältöjen ja yleisaikataulun perusteella laadittu hankintasuunnitelma muodostaa pohjan hankintojen aikatauluttamiselle ja koko hankkeen toteuttamiselle. Hankintasuunnitelmaan tulee kirjata:

  • suunnitelma eri hankintaerien sisällöistä - mitä hankintoja ja hankintaeriä rakentaminen eri toteutusmuodot ja eri sopimusperusteiset toimituserät huomioiden edellyttää,
  • selvitys eri hankintaerien toimitusehdoista ja toimitusaikatiedoista aikataulusuunnittelun ja rakentamisen suunnittelun perustaksi (hankintaeräkohtaiset tiedot siitä, missä vaiheessa alustava tilaus ja toimituksen ajankohta pitää vahvistaa),
  • mitkä hankintaerät jäävät rakennushankkeeseen ryhtyvän erillishankinnoiksi (laajojen talopakettitoimitusten ulkopuolelle jäävät täydentävät hankinnat),
  • kuka vastaa hankintaluettelon laatimisesta, hankintojen suunnitelmien mukaisuuden varmistamisesta ja eri hankintaerien määrittämisestä (määräluettelon laatiminen),
  • kuka vastaa eri osakokonaisuuksien hankinnoista (kilpailutus ja sopimukset), logistiikasta (tilaus, toimitus, vastaanotto ja varastointi)
  • edellytettävät suunnitelmat ja suunnitelmavalmius – mitä suunnitelmia eri hankintaerät edellyttävät (kaikki hankinnat tulee aina perustua laadittuihin ja yhteensopivaksi tarkastettuihin erityissuunnitelmiin),
  • kuka vastaa hankintoihin mahdollisesti liittyvien asennuspalveluiden hankkimisesta ja aikataulusuunnittelusta sekä
  • kuinka huolehditaan tuotehyväksyntälainsäädännön edellyttämien toimenpiteiden toteutumisesta hankintoihin liittyen.
Kalenteri

Alustava hankinta-aikataulu

Hankkeelle laadittu alustava hankintasuunnitelma sekä yleisaikataulu toimivat lähtötietona hankinta-aikataululle. Hankinta-aikataulun tavoitteena on suunnitella ja varmistaa eri hankintojen oikea-aikainen saanti työmaalle sekä luoda ajallinen tavoite eri hankintojen edellyttämälle suunnittelulle ja suunnitelma-aikataululle. Hankintojen oikea-aikaisten toimitusten varmistamiseksi hankinta-aikataulu ja eri hankintaerien toimituspyyntöjen ajankohta tulee liittää osaksi yleisaikataulua ja myöhemmin osaksi rakentamisen tarkennettuja aikatauluja.

Hankinta-aikataulun laadinnassa tulee ottaa huomioon hankintojen kriittisyys ja laajuus, hankintojen valmisteluun tarvittava aika, tilaus- ja toimitusehdot, eri pituiset toimitusajat sekä eri materiaalien ja järjestelmien saatavuuteen vaikuttava markkinatilanne. Erityisen tärkeätä on arvioida niiden toimituserien toimitusmenettelyt ja toimitusajat, joiden osalta tilaus on tehtävä merkittävästi ennen rakentamisen alkua. Näiden hankintojen ja toimituserien ajalliseen suunnitteluun vaikuttaa keskeisesti rakennushankkeeseen ryhtyvän valmiudet aloittaa rakentaminen, hankkeelle laadittu yleisaikataulu, lupaprosessin vaatima arvioitu käsittelyaika sekä arvio rakentamisen mahdollisesta aloittamisesta ja aloituskokouksen järjestämisestä.

Suunnitelma-aikataulu

Suunnitelma-aikataulu määrittää, milloin eri osa-alueiden erikoissuunnitelmat tulee olla valmiina. Suunnitelma-aikataulun laatimista ohjaa keskeisesti alustava hankintasuunnitelma ja hankinta-aikataulu. Hankintojen aikatauluttaminen on rakennushankkeessa usein kriittinen toteutusta ohjaava suunnitelma. Hankintoja ei voida toteuttaa ilman tarvittavia suunnitelmia. Siksi hankintojen aikataulu luo keskeisen pohjan eri myös osa-alueiden erityissuunnitelmien aikataulutavoitteille. Suunnitelma-aikataulun merkitys rakennushankkeessa on siksi keskeinen.

Yksilöllisissä pilkotuissa toteutusmalleissa vastuu suunnitelma-aikataulun laatimisesta on hankkeen pääsuunnittelijalla tai vastaavalla työnjohtajalla. Vastaavasti toteutusmuodoissa, joissa erityissuunnittelu sisältyy talotoimitukseen tai kokonaisurakkaan, palveluntarjoaja (talotehdas, rakennusurakoitsija) vastaa osaltaan suunnittelun aikatauluttamisesta siten, että kokonaisuudelle yhteisesti sovitut aikataulutavoitteet toteutuvat.

Suunnitelma-aikataulun merkitys on suuri myös sovitettaessa yhteen suunnittelun toteutusta ja pääsuunnittelijan lakisääteistä tehtävää suunnittelun ohjaamisesta sekä laadun ja yhteensopivuuden varmistamisesta. Pääsuunnittelijan tehtävänä on varmistaa ja yhteen sovittaa talotoimittajan suunnitteluaikataulu rakennuttajan erillishankintoja koskevan hankinta-suunnitelman ja -aikataulun kanssa.

Suunnitelma-aikataulu ohjaa käytettävissä olevan ajan puitteissa osaltaan suunnittelun laatua, hankintojen toteuttamista, rakentamisen aloitusta ja täten koko hankkeen ajallista etenemistä ja valmistumista. Koska suunnittelun merkitys onnistumiselle ja asetettujen laatutavoitteiden toteutumiselle on aivan keskeinen, suunnittelua varten tulee varata ehdottomasti riittävästi aikaa. Siksi koko hankkeen aikataulua ei saa laatia tiukaksi suunnittelun kustannuksella.