Toteutusmuodoissa, joissa koko rakennushanke on pilkottu osiin, rakennustyön toteutusorganisaation muodostaminen sekä eri teknisten toimituskokonaisuuksien ja työsuoritusten hankintavastuu ovat rakennushankkeeseen ryhtyvällä. Tällöin erityisesti taloteknisillä urakkakokonaisuuksilla (LVIS-urakat) sekä mahdollisilla erillisillä laitehankinnoilla on rakennuksen teknisen toiminnan näkökulmasta sekä energiatehokkuudelle asetettujen tavoitteiden ja koko hankkeen onnistumisen näkökulmasta keskeinen merkitys.

Taloteknisissä töissä hankintasuunnitelman ja hankintojen aikatauluttamisen merkitys sekä suunnitelmien yhteensopivuus korostuvat. Taloteknisten urakkakokonaisuuksien toteuttamisessa tärkeätä on määrittää hankintasopimuksissa eri osa-urakoiden tarkat tavoitteet, mahdollisten laitteiden ja järjestelmien tekniset vaatimukset, urakkarajat, urakkakokonaisuuksiin liittyvät eri laitteiden ja järjestelmien mahdolliset jaetut hankintavastuut sekä käyttöönottovaiheen asetusten varmistaminen ja käytön opastus. Lisäksi eri teknisten urakkakokonaisuuksien osalta tulee erityisesti varmistaa, kuinka toteutetaan eri osaurakoiden valvonta pilkotuissa toteutusmuodoissa, joissa pääasiallinen toteutusvastuu hankkeessa on rakennushankkeeseen ryhtyvällä itsellään.

Check-lista, jossa merkitty valmiiksi vesi, viemäri, sähkö ja tietoliikenne

Kokonaisurakkatoimituksissa (ns. talovalmis- tai muuttovalmistoimitukset) rakennuttajan vastuulle kohdistuvat tehtävät määräytyvät hankintasopimuksien toimitussisältöjen perusteella. Tällöin rakennushankkeeseen ryhtyvän eri osa-alueisiin liittyvät työsuoritusten hankintavastuut ovat vähäisemmät. Kaikkia rakennuttajan erillishankintoja ja eri työsuoritusten toteuttamista ohjaa kuitenkin aina tavoitteet toiminnallisuudelle, erityissuunnitelmat ja työselostukset, aikataulutavoitteet sekä hankesuunnitelmaan kirjatut menettelytavat työn toteuttamisen, työturvallisuuden, valvonnan ja tarkastuksen laatutavoitteiden osalta.

Tarvittavien hankintojen ja työsuoritusten hankkimiseksi toteutetaan tarjouspyyntömenettelyt. Tarjouspyyntömenettelyssä valmistellaan tarjouspyyntöasiakirjat puuttuvista eri osaurakoista ja toimituskokonaisuuksista (suunnittelua ja tuotevalmistusta sisältävät tuoteosatoimitukset) sekä tavara- ja järjestelmähankinnoista eri toteutussuunnitelmien mukaisesti. Tarjouspyyntöprosessi toteutetaan yhdessä rakennushankkeeseen ryhtyvän, pääsuunnittelijan sekä eri osa-alueiden erikoissuunnittelijoiden kanssa.

Saatujen tarjousten perusteella valitaan hankkeelle puuttuvat toteuttajat ja toimijat niiden toimituskokonaisuuksien osalta, jotka eivät sisälly hankkeessa jo aiemmin tehtyihin hankintasopimuksiin ja toimitussisältöihin.

Valinnan jälkeen laaditaan eri urakoitsijoiden, palveluntarjoajien ja järjestelmä- ja tavarantoimittajien kanssa sopimukset ja käynnistetään sopimusyhteistyö.

Kaikki hankinta- ja palvelusopimukset tulee aina tehdä kirjallisina. Sopimuksiin tulee kirjata selkeästi, mitä hankinta- tai työsuoritusta sopimus koskee, mihin suunnitteluasiakirjoihin sopimuksessa viitataan, miten määritetään urakkarajat, aloittamisen edellytykset ja tavoiteltava laatu, aikataulutavoite, maksupostit ja takuumenettely. Sopimuksessa tulee lisäksi olla nimettynä henkilö, joka vastaa sopimuksessa mainitun työsuorituksen osalta työturvallisuusohjeiden noudattamisesta sekä työn tekemisen yleisestä turvallisuudesta.

Keltainen kypärä

Sopimuksissa, jotka liittyvät eri osa-urakoiden toteuttamiseen tulee sopia myös hankesuunnitelmaan kirjattujen työmaajärjestelyihin liittyvistä käytänteistä. Näitä ovat keskeisesti työnaikaisiin telineisiin ja suojarakenteisiin, mittauksiin, nostoihin ja siirtoihin, tarvikkeiden varastointiin ja vastaanottoon sekä työmaahuoltoon ja vartiointiin liittyvät järjestelyt ja vastuut. Sopimuksissa on tärkeätä määrittää vastuut eri osa-alueiden hoitamisesta sekä vastuut syntyvistä kustannuksista.

Eri urakoitsijoiden kanssa tulee kirjallisesti sopia myös työkokonaisuutta edeltävän aloituspalaverin järjestämisestä sekä tarvittaessa ja osallistumisesta työmaa-aikaisiin työmaakokouksiin. Eri osaurakoitsijat tulee sopimusperusteisesti velvoittaa noudattamaan sovittuja menettelytapoja liittyen oman työnsä aikatauluttamiseen, tehtäväsuunnitelmien laatimiseen ja mallisuoritusten esittämiseen tarvittavilta osin sekä työn tarkastamiseen, valvontaan ja luovutukseen.

 

Sopimuksissa, jotka liittyvät erillishankintoina toteutettaviin tavara- tai materiaalitoimituksiin, sopimuksissa tulee huomioida hankintojen toimitusmenettelyyn liittyvät ehdot, toimitusajat ja toimitustavat sekä erityisesti vaatimus toimittajalle käyttö- ja huolto-ohjeistukseen liittyvien sekä tuotehyväksyntälainsäädännön mukaisten dokumenttien toimittamisesta. Sopimuksissa on lisäksi hyvä sopia mahdollisiin toimitusviivästyksiin ja takuuaikaan liittyvät ehdot.

Kun sopimuksen toisena osapuolena on yritys, sopimusten laadinnan yhteydessä tulee myös aina varmistaa toisen sopijaosapuolen kuuluminen ennakonpidätysrekisteriin sekä selvittää mahdolliset verovelkatiedot. Yritysten välisessä toiminnassa taustatietojen selvittämisvastuu määräytyy tilaajavastuulain perusteella. Kuluttajan toimiessa tilaajana, tätä lakisääteistä velvoitetta ei kuitenkaan ole. Tietojen tarkastaminen myös näissä tapauksessa on kuitenkin suositeltavaa.