Rakennushanke edellyttää paljon erilaisia suunnitteluasiakirjoja, sopimuksia, suunnitelmia, tuotehyväksyntädokumentteja ja käyttöohjeita, tarkastusasiakirjoja ja käyttö- ja huolto-ohjeita, joiden tallentaminen kiinteistökohtaisesti on rakennuksen elinkaaren kannalta ensiarvoisen tärkeätä.

Hankkeen aikana syntyneet asiakirjat muodostavat rakennuksen tuotemäärityksen ja tuotesisällön, tavoitteet, käyttö- ja huolto-ohjeet, ohjeet ylläpidon ja huollon sekä perustan eri kulutustietojen seurannalle. Hankkeeseen liittyvät dokumentit muodostavat yhteisesti tarkastusasiakirjan sekä käyttö-ja huolto-ohjeen keskeiset sisällöt.

Hankkeen elinkaaren, oikean käytön ja ylläpidettävyyden sekä huollettavuuden varmistamiseksi ja mahdollistamiseksi hankkeeseen liittyvä dokumenttikokonaisuus tulee kerätä yhteen, sitä pitää ja tulee voida hyödyntää ja ylläpitää ja se tulee olla siirrettävissä rakennuksen elinkaaren aikana myös tuleville mahdollisille kiinteistön omistajille. Tästä syystä dokumenttien hallinta tulee olla organisoituna siten, että tietoaineiston käytettävyydelle ja hallittavuudelle asetettavat tavoitteet toteutuvat. Päätös dokumenttien hallintamenettelystä, tulee tehdä jo hankkeen alussa osana hankesuunnitelman laadintaa. Oleellista ei ole dokumentoinnin muoto tai tapa. Tärkeätä on dokumenttien hallinta, ylläpito ja siirrettävyys sekä aktiivinen hyödyntäminen hallintamuodosta riippumatta.